VERSLAG KENNISSESSIE

10 deelnemers van de ASDG deden op woensdag 1 juni mee met de kennissessie over aanbesteden in het sociaal domein. Namens de gemeente gaven Desi (afdelingshoofd CMO), Mazanga (programmaleider) en Maarten (beleidsadviseur) tekst en uitleg over hoe aanbesteden werkt.

 

Contractprocedures 

Er is uitgelegd welke contractprocedures van aanbesteding er zijn, namelijk:

• Open House (vrijere constructie met veel aanbieders),
• Europees aanbesteden (biedt meer sturingsinstrumenten. De groep was verbaasd dat er zoveel Europees aanbesteed wordt op gemeente niveau),
• Subsidie

Duidelijk werd dat aanbestedingen vaak lange processen zijn. Zo werden de voorbereidingen voor het aanbesteden van hulpmiddelen al in 2020 getroffen en werd de aanbesteding uiteindelijk in 2022 afgerond.

 

Ervaring van een deelnemer

Deelnemer Hanna de Jong was ook bij de sessie aanwezig. Zij vertelde daarover:

“Mijn kennis over aanbesteden lag dicht bij het nulpunt maar na deze 1,5 uur begrijp ik er al veel meer van. Het is me vooral duidelijk geworden dat het een complex en langdurig proces is dat uit verschillende fasen bestaat en waarbij samenwerking en communicatie erg belangrijk zijn. Ik heb veel opgestoken maar er was eigenlijk te weinig tijd voor deze materie. Voor de ASDG lijkt een goede werkrelatie met de gemeente van belang om te zorgen dat we vroegtijdig en goed aangehaakt worden bij deze processen zodat we gezamenlijk goed kunnen bepalen waarover we kunnen meedenken”

 

Invloed op tarieven

De gemeente mag niet sturen op prijs, het moeten reële tarieven zijn. Dit vindt plaats tijdens het kostprijstarief opbouw onderzoek. Dit onderzoek is verplicht en moet door een onafhankelijk extern bureau gedaan worden.

 

Betrokkenheid ASDG

Een aanbestedingstraject bestaat uit 6 fasen:

1. aankondiging, voorbereiding, advies inkoopstrategie, marktverkenning, marktconsultatie, onderzoeken
2. uitwerking & bepalen inkoopstrategie/inkoopkaders
3. besluitvorming
4. uitvoering procedure, plaatsing, vragenrondes, nota van inlichtingen
5. gunning aanbieder(s), besluitvorming college
6. implementatie, evaluatie, accountmanagement

Voor de gemeente zijn dit hele intensieve trajecten waarbij niet alle informatie openbaar is. Dat maakt het soms lastig om de ASDG te betrekken. Tot fase 3 kan de gemeente de ASDG betrekken. Daarna is het ook uit handen van de gemeenteambtenaren en begint het “spel”. Het kan voorkomen dat in eerdere fases soms toezeggingen gedaan worden (fase 1 en 2) die bij de nota van inlichtingen (fase 4) weer anders worden. Afspraken met college en raad kunnen niet genegeerd worden. Als er nieuwe eisen gesteld worden die haaks staan op de eerder gemaakte afspraken gaat betreffende ambtenaar terug naar het college/de raad om dit voor te leggen.

De aanwezige deelnemers hebben aangegeven dat ze graag tijdig geïnformeerd worden over aanbestedingen in het sociaal domein. De betrokken projectgroep en gemeente kunnen dan samen in gesprek over welke informatie er gedeeld kan worden en op welke momenten de ASDG kan meedenken. Bijvoorbeeld over aanbestedingscriteria, klantonderzoeken of argumenten voor besluitvorming. Juist omdat het langdurige trajecten zijn is het belangrijk om de communicatie goed op peil te houden.

 

Hoe gaan we verder?

Aan het einde van de sessie is afgesproken dat de ASDG gaat nadenken over hoe en wanneer zij betrokken willen zijn bij aanbestedingen en welke verwachtingen daar dan over zijn. De gemeente gaat ondertussen uitzoeken welke informatie jurdisch gezien wel en niet met de ASDG gedeeld kan worden in deze trajecten.

Wellicht wordt er op een later moment nog een meer verdiepende sessie over aanbesteden georganiseerd.